Sachbearbeiter * Central Archiving - Roche Mannheim

Ihre Aufgaben bei Roche Diagnostics:

Physische Archivierung Official Records

• Annahme von Schriftgut und erfassen in Datenbank
• Selbstständige Einlagerung intern oder extern nach Vorgabe/Richtlinie
• Sicherstellen aktueller Daten (z.B. Record-Owner) in der Datenbank
• Bereitstellung von Schriftgut
• Vernichtung von Schriftgut gemäß Vorgaben/Richtlinien in Abstimmung mit
• dem Record-Owner
  Beauftragung und Monitoring externer Partner für Archivierung
• Mitarbeit bei Entwicklung der Strategie für die Einlagerung

Elektronische Archivierung Official Records

• Entgegennahme und Vorbereitung (z.B. Scanfähig, Vollständig, SAP Verknüpft)
  von Schriftgut zur Digitalisierung
• Digitalisieren von Official Records nach Vorgabe mit Qualitäts- und Vollständigkeitskontrolle sowie Ablage in geeignete Aufbewahrungssysteme
• Monitoring der Ablageorte
• Vernichten der Originale nach Vorgabe
• Betreuung und Sicherstellung Verfügbarkeit der eingesetzten Hardware (Scanner)
• Beauftragung externer Partner für Scanaufträge bei Bedarf

Bearbeitung und Verteilung aller eingehenden und ausgehenden Postsendungen

• Postsendungen von intern und extern entgegennehmen und entsprechend den Vorgaben digitalisieren und digital versenden, Ausnahmen davon sind definiert.
• Pflege der Stichworte für das digitale Postsystem
• Anfragen und Bereitstellung von physisch erforderlichen Sendungen sowie Ausnahmen bearbeiten
• Temporäre Unterstützung am Servicepoint
• Drucken und Kuvertieren von ausgehenden Sendungen
• Ausgehende Sendungen entgegennehmen und nach Vorgaben frankieren und zur Abholung bereitstellen
• Betriebsbereitschaft der Maschinen sicherstellen (Frankier- und Kuvertiermaschinen)

Das sollten Sie als Sachbearbeiter * Central Archiving für Roche mitbringen:

• Abgeschlossene Ausbildung im kaufmännischen Bereich oder ähnlich
• Gute Deutsch- und Englischkenntnisse in Wort und Schrift (Englisch mind. B1)
• Idealerweise fundierte Berufserfahrung im vorgenannten Bereich
• Gute MS-Office Kenntnisse / Google Anwendungen und SAP Kenntnisse
• Umfangreiche DV-Kenntnisse, Digitale Verarbeitung, Arbeiten mit Datenbanken, Archivierung von Schriftgut, Aufbewahrungsfristen, Coremap, gute Dokumentationspraxis

* Franz & Wach ist Unterzeichner der Charta der Vielfalt. Diese Stellenausschreibung richtet sich grundsätzlich an Menschen jeglichen Geschlechts oder Alters, jeglicher Herkunft, Orientierung oder Identität!

Franz & Wach Personalservice GmbH
Im Thal 2

82377 Penzberg

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